Logo for print

Det regnes som fristbrudd dersom spesialisthelsetjenesten ikke er i stand til å oppfylle den juridiske fristen for når helsehjelp senest skal gis. Det samme gjelder dersom tidspunkt for oppmøte må endres slik at fristen ikke kan holdes.

Et fristbrudd skal varsles så snart det er overveiende sannsynlig at det vil inntreffe. 

Innlogging

For å varsle fristbrudd til Helfo benyttes den nye fristbruddportalen. Denne finner du ved å gå til web-adressen https://fristbrudd.nhn.no. PC-en din må være tilkoblet Norsk Helsenett. Logg inn med brukernavn og passord. Kontakt NHN ved problem med innlogging.

Hovedmeny

Fristbruddportalen består av tre hovedsider som ligger i tre faner i en meny øverst på siden vist under. Du kan

  • varsle fristbrudd i fanen «Varsle fristbrudd»
  • søke på og få en oversikt over saker i fanen «Fristbruddsaker»
  • få en liste over saker som krever oppfølging i fanen «Saker til oppfølging»

Brukerne av fristportalen kan deles inn i tre ulike roller: Helfo-saksbehandler (Helfo), opprinnelig behandlingssted og leverandør. En Helfo-bruker vil typisk ha skrivetilgang til hele portalen, mens de to andre rollene vil oppleve å ha mer begrensede rettigheter ut fra rollen den enkelte er tenkt å utføre i portalen. En bruker vil kun ha tilgang til å se sakene han/hun har tilgang til.

Til høyre i menyen vil det vises navn på innlogget bruker og en logg-ut-lenke.

Saksbehandlere i Helfo vil også ha tilgang på fanene «Administrasjon» og «Hendelseslogg».

Varsle fristbrudd

Helfo og helseforetak (HF) kan varsle fristbrudd.

Dersom du skal varsle et nytt fristbrudd, trykker du på fanen «Varsle fristbrudd» i menyen.

Du kommer da til et skjermbilde som inneholder fire bokser: «Pasient», «Ansvarlig enhet i spesialisthelsetjenesten», «Opplysning om helsehjelp» og «Øvrig informasjon».

Pasientboksen

1. Tast inn pasientens fødsels- eller D-nummer i søkefeltet under «Pasient» og klikk på «Søk». Hvis pasienten med angitt fødselsnummer finnes, vil du få opp informasjon om pasienten. Dette ser slik ut:

Adresse, postnummer, poststed og telefonnummer fylles ut automatisk. Dersom noen av feltene er tomme, skyldes det at informasjonen ikke finnes i folkeregisteret eller i Difis kontaktregister (telefonnummer), eller at pasienten har reservert mobilnummer.

2. Dersom pasienten ikke har mobilnummer (eller har reservert seg), kan du legge inn et annet telefonnummer i feltet for «Alternativt telefonnummer» som Helfo kan kontakte pasienten på.

Ansvarlig enhet-boksen

1. Velg enheten som fristbruddet gjelder for. Dette gjør du ved å søke på enhetsnavn eller RESH-id i boksen til høyre i skjermbildet under «Ansvarlig enhet i spesialisthelsetjenesten». Her kan du skrive inn tall eller tekst for søket du vil gjøre, og trykke Enter eller Søk-knappen. Du kan søke blant de enheter du har tilgang til via RESH.

Dersom du ikke finner enheten, har du enten ikke tilgang, eller det ligger feil i RESH. I så fall må du ta kontakt med din leder angående dette. I tillegg til å vise enheten du søkte opp, vises avdelingsstrukturen oppover for valgt enhet. Etter å ha søkt opp en enhet, vil det se slik ut:

2. Legg inn informasjon om hvor faktura skal sendes i tekstfeltet nederst. Leverandøren kan ikke levere helsetjenester uten å vite hvor fakturaen skal sendes. Dette feltet er obligatorisk å fylle ut.

Opplysning om helsehjelp-boksen

Fyll ut følgende:

1. Viktige datoer:

  • Mottatt henvisning: Datoen opprinnelig behandlingssted mottok henvisningen. Obligatorisk felt.
  • Vurdering av henvisning: Datoen opprinnelig behandlingssted vurderte henvisningen. Obligatorisk felt.
  • Frist for helsehjelp: Pasientens frist for nødvendig helsehjelp. Det er denne fristen som enten er overskredet, eller er forventet å overskrides. Obligatorisk felt.
  • Tildelt time etter frist: Fylles bare ut dersom opprinnelig behandlingssted har gitt pasienten er time etter fristen. Ikke obligatorisk felt.

2. Behov for helsehjelp: Type helsehjelp som fristbruddet gjelder – dette er informasjon som Helfo vil benytte for å finne riktig behandling til pasienten. Det er viktig at informasjon som ligger her er konkret og tydelig nok til at det er lett for Helfo å finne riktig behandlingssted.

Her må det spesifiseres om fristen gjelder utredning eller behandling. Her skal du også fylle inn kodeverk, diagnosekode og utfyllende informasjon til helsehjelpen. Alle feltene er obligatoriske med unntak av feltet «Utfyllende informasjon til helsehjelpen».

3. Opprinnelig henviser navn: Helfo trenger informasjon om hvem som har henvist pasienten for behandling av saken. Obligatorisk felt.

4. Opprinnelig henviser institusjon: Helfo trenger informasjon om hvor pasienten er henvist fra for behandling av saken. Obligatorisk felt.

Øvrig informasjon-boksen

1. Huk av boks hvis pasienten selv har varslet Helfo. Kun synlig for saksbehandlere.

2. Fyll ut eventuell øvrig informasjon som kan være relevant for saken. For eksempel dersom pasienten ikke snakker norsk, har verge eller ikke kan reise.

Varsle fristbrudd

Når du har fylt ut alle boksene, trykker du på knappen «Varsle fristbrudd».

Fristbruddet er nå varslet. Dersom pasientens telefonnummer ligger i DIFIs kontakt- og reserversjonsregister, vil det nå gå en automatisk SMS til pasienten. Denne inneholder generell informasjon om at sykehuset har brutt fristen, med en lenke til hvor pasienten kan finne mer informasjon om rettigheter i tilknytning til dette.

Når fristbruddet er varslet, får innmelder en kvittering som viser dette. Kvitteringen betyr at Helfo nå har fått varselet om fristbruddet, og vil behandle det i henhold til sine rutiner.

Vær forberedt på at Helfo i det videre forløpet vil kunne få behov for å ta kontakt med deg eller en annen person på din enhet. Saksnummer for varselet genereres automatisk. Dette skal benyttes i videre kontakt med Helfo.

Søke etter fristbruddsaker

Du har mulighet til å få opp en liste med én eller flere fristbruddsaker, basert på søk, filtrering og/eller informasjon om innlogget bruker som har blitt varslet for den eller de RESH-enhetene du har tilgang til. Du navigerer til denne siden ved å trykke på «Fristbruddsaker»-fanen øverst i menyen. Fanen «Fristbruddsaker» fører deg til siden som vist i skjermbilde:

Hvis du ikke har gjort et søk eller filtrering, vises de siste 100 registrerte fristbuddsaker sortert på dato for registrert fristbrudd. Du kan søke etter informasjon og sortere kolonnene i tabellen:

  • I fritekst-søkeboksen kan du søke på alle kolonner i tabellen: Varslingsdato, saksnummer, varslet av, opprinnelig frist, tildelt time etter frist og enhet. For status, se punkt 3.
  • Feltene «Fra dato» og «Til dato» kan benyttes for å angi et datointervall for saker du ønsker å se eller søke etter. Du vil da kun se varsel som er opprettet innenfor dette intervallet.
  • Listen «Status på sak» lar deg velge å se fristbruddvarsler med en gitt status.
  • Knappen «Fjern søkekriterier» setter alle filterverdier tilbake til utgangspunktet, og oppdaterer innholdet i tabellen i henhold til dette.
  • Dersom du ønsker å gå inn på et konkret fristbruddvarsel, enten for å se detaljer eller for å korrigere feil, trykker du på lenken «Åpne» til fristbruddsaken du ønsker å gå inn på. Du vil da komme inn på et skjermbilde med info og mulighet til å registrere hendelser på saken dersom din rolle har tilganger til dette. Se «Saksgang».

Saker til oppfølging

Saker til oppfølging ser relativt lik ut som siden «Fristbruddsaker». Siden er ment som en arbeidsliste for den innloggede bruker, hvor du kun ser de sakene du trenger å følge opp. Du navigerer til denne siden ved å trykke på «Saker til oppfølging»-fanen øverst i menyen. Fanen «Saker til oppfølging» fører deg til siden som vist i skjermbilde:

 

Når du ikke har gjort et søk eller filtrering ennå, vises de siste 100 registrerte fristbuddsaker sortert på dato for registrert fristbrudd. Du kan søke etter informasjon og sortere kolonnene i tabellen:

  • I fritekst-søkeboksen kan du søke på alle kolonner i tabellen: varslingsdato, saksnummer, opprinnelig frist, tildelt time etter frist og enhet. For status, se punkt 3.
  • Feltene «Fra dato» og «Til dato» kan benyttes for å angi et datointervall for saker du ønsker å se eller søke etter. Du vil da kun se varsel som er opprettet innenfor dette intervallet.
  • Listen «Status på sak» lar deg velge å se fristbruddvarsler med en gitt status.
  • Knappen «Fjern søkekriterier» setter alle filterverdier tilbake til utgangspunktet, og oppdaterer innholdet i tabellen i henhold til dette.
  • Kolonnen «Henvisning»: Hvis denne kolonnen er huket av, betyr dette at pasientens henvisning er lastet opp i portalen.
  • Dersom du ønsker å gå inn på et konkret fristbruddvarsel, enten for å se detaljer eller for å korrigere feil, trykker du på lenken «Åpne» til fristbruddsaken du ønsker å gå inn på. Du vil da komme inn på et skjermbilde med info og mulighet til å registrere hendelser på saken dersom din rolle har tilganger til dette. Se «Saksgang».

Hurtigsøk

For raskt å finne igjen en sak, der du enten kjenner saksnummer, pasientens fødsels- eller D-nummer eller pasientens fødselsdato, finnes det et søkefelt øverst til høyre i portalen. Her taster du inn saksnummer/fødselsnummer/d-nummer/fødselsdato, og trykker på «Søk». For oversikt over forventet format, se tabell under.

Dersom søket bare gir ett treff, kommer du direkte inn i saken. Dersom det gir flere treff, får du opp en liste som du kan velge fra. Dersom det ikke gir noen treff, får du opp en tekst som forteller deg det.


Søk etterForventet format, med eksempel
Fødselsdato​ddmmyy, for eksempel 310179
Fødselsnummer​xxxxxxxxxxx (11 tall), for eksempel 12345678901
Saksnummer​xx-yy, hvor xx er et løpenummer, for eksempel 3 eller 104 og yy er deler av et årstall, for eksempel 18​
D-nummer​xxxxxxxxxxx (11 tall), for eksempel 64070471343​

Se på og registrer hendelser på fristbruddsak

For å gå til en bestemt fristbruddsak kan du gå via lenken «Åpne» tabellen i «Fristbruddsaker/Saker til oppfølging» eller via hurtigsøk. Når du går inn på en sak, får du opp et skjermbilde som ser slik ut:

Se og endre saksinformasjon

Når du går inn på en spesifikk sak, kan du enkelt se sakens saksnummer og status på saken.

Du blir presentert for tre bolker som til sammen presenterer informasjon hentet fra feltene som ble fylt ut ved opprettelse av fristbruddet:

Pasientinformasjon

  • Navn på pasient
  • Fødselsnummer
  • Mobilnummer (hentes fra egen tjeneste om bruker ikke er reservert)

Informasjon om helsehjelpen

  • Viktige datoer i relasjon til helsehjelpen
  • Henvisning (hva som vises avhenger av rettigheter til innlogget bruker og om henvisning er lastet opp eller ikke): Mulighet for å be om henvisning, laste opp henvisning, se henvisning

Informasjon om fristbruddet

  • Viktige datoer i relasjon til fristbruddet

Under hver av de tre delene beskrevet over, vil du finne klikkbare lenker. Ved å klikke på lenken «Kontaktinformasjon» får du opp en dialogboks med utfyllende informasjon om pasienten. Hvis din rolle har tilgang, vil du kunne redigere alternativt telefonnummer og kostnadssted.

Klikk på lenken «Flere detaljer om helsehjelpen» åpner en dialogboks med utfyllende informasjon om helsehjelpen det er meldt fristbrudd på. Hvis din rolle har tilgang, vil du kunne redigere alle feltene.

Klikker du på lenken helt til høyre, «Øvrig informasjon», får du opp en dialogboks med en sjekkboks for å angi om pasient selv har varslet fristbruddet. Denne lenken er bare synlig for rollene Helfo-saksbehandler og leverandør. I tillegg vil det i dialogboksen være et øvrig informasjonsfelt hvor du kan føre opp nødvendig informasjon dersom du har tilgang til dette.

Felles for alle dialogbokser her er at de kan lukkes enten ved å klikke på AVBRYT eller kryss oppe til høyre i dialogboksen. Eventuelle endringer lagres ved å klikke på LAGRE. Dersom du har tastet inn en endring, men ombestemmer deg og ikke lenger ønsker å lagre endingen din, kan du enten klikke på AVBRYT eller kryss oppe til høyre.

Henvisning

Skrivetilgang: saksbehandler og opprinnelig behandlingssted.

Du kan be om henvisning ved å klikke på knappen «Be om henvisning». Det vil da gå en epost til opprinnelig behandlingsted. For å laste opp henvisning klikker du på «Last opp henvisning».

Du vil da få opp dialogboksen vist under. Klikk på ikonet i dialogboksen. MERK! Det går kun an å laste opp én fil per sak, og filen må være på formatet .pdf. Filen kan ikke fjernes etter at den er lastet opp.

Du vil da kunne velge henvisning du vil laste opp i portalen fra din egen maskin/filområde.


Når en henvisning er valgt, vil dialogboksen se slik ut, og du må lagre dialogboksen. Da det ikke vil være mulig å fjerne opplastet henvisning, så vil du bli presentert for et ekstra bekreftelsessteg.

Dersom du ikke har tilstrekkelig med sikkerhetsmekanismer implementert, som gjør at du ikke kan laste henvisning direkte opp i portalen, kan henvisning sendes i posten til Helfo som beskrevet her: https://helfo.no/elektronisk-varsling-av-fristbrudd#4. Henvisningen vil deretter bli lastet opp i Fristbruddportalen av Helfo.

Når en henvisning er lastet opp i portalen, vil du kunne se en lenke kalt «Se henvisning». Ved å klikke på lenken vil du få se henvisningen.

Avhengig av nettleser er det mulig at du må klikke åpne på en nedlastingsboks som dukker opp nederst i nettleseren.


Brev

Skrivetilgang: saksbehandler.

Du kan tilpasse og genere brev fra portalen. Trykk på knappen «Tilpass brev».

 

Du vil da få opp følgende dialogboks hvor du kan velge mellom to maler: «Henvendelse om fristbrudd og frist for tilbakemelding» eller «Tom brevmal». Førstnevnte har tre flettefelter som du må fylle ut. Malen inneholder en standardtekst som du vil få opp ved å gå til neste steg i prosessen for å tilpasse brev. For mer info se under.

1. Henvendelse om fristbrudd og frist for tilbakemelding.

  • Beskrivelse av behandlingssted: Preutfylt RESH-sti (øverste node og to siste noder). Du kan endre den preutfylte teksten.
  • Innhold: Avsnitt hvor du kan skrive inn nyttig informasjon til andre.
  • Dato for svarfrist: Prefylt med 14 dager etter dagens dato. Du kan endre dato.

2. Tom brevmal: Fritekstfelt hvor du kan skrive innhold i brev.

MERK! Du kan ikke sette inn bilder, tabeller eller lignende i tekstfeltene.

Trykk «neste» for å se hvordan teksten i brevet ser ut.

Visning av hvordan teksten i brevet vil se ut. Ved å trykke på knappen «Generer brev» nederst til høyre i dialogboksen vil brevet sendes til ekspedering.

 

Før brev arkiveres og ekspederes, vil teksten du har tilpasset ved hjelp av portalen settes inn i en brevmal som vist under. Denne visningen vil ikke bli presentert til deg i portalen.

Saksgang

Saksgang vil se noe forskjellig for de ulike brukerne av portalen, og alle brukere har ikke rettigheter til å registrere alle hendelsene som blir vist i dokumentasjonen under.

Saksgang inneholder seks milepæler:

  1. Varsle fristbrudd
  2. Ønsker pasienten hjelp fra Helfo?
  3. Finn leverandør av helsehjelp
  4. Når ønsker pasienten time?
  5. Skal Pasientreiser involveres?
  6. Er helsehjelp avsluttet?

Milepæl 1

Milepæl 1 blir automatisk satt til fullført når et fristbrudd er varslet og saken har fått status «Registrert». Milepæl 2 og 3 vil da være tilgjengelig. Det anbefales å utføre milepæl 2 før milepæl 3.

Når et fristbrudd er varslet, vil det gå en SMS til pasient med informasjon.

Ved å klikke på opprinnelig behandlingssted i milepæl 1 vil du få opp RESH-sti for opprinnelig behandlingssted (se under).

Milepæl 2

Skrivetilgang: saksbehandler.

Klikker du på knappen «Kontakt pasient» i milepæl 2, vil du ha mulighet til å registrere om pasienten ønsker hjelp fra Helfo eller ikke.

Generelt for alle dialogbokser er at du kan sette «Utført dato» ved å klikke på datoen. Default-dato vil være dagens dato.

Dersom du registrer at pasienten ikke ønsker hjelp fra Helfo, vil det gå en e-post til opprinnelig behandlingssted.

Milepæl 3

Skrivetilgang: saksbehandler og forespurt leverandør.

I milepæl 3 kan saksbehandler i Helfo kan ta kontakt med en leverandør for å forhøre seg om leverandør kan tilby helsehjelp for aktuell fristbruddsak.

Ved å klikke på «Velg leverandør» får du opp følgende dialogboks, og kan velge leverandør med eller uten rammeavtale:

MERK! Leverandører må være lagt inn i portalen manuelt av Helfo før en leverandør kan velges her. Se «Administrasjon».

Når saksbehandler har forespurt leverandør, vil det gå en e-post til valgt leverandør.

Skjermbildet vil da se ut som vist under, og leverandør vil få tilgang til saken og skrivetilgang for å registrere svar.


Helfo vil ha mulighet til å purre på leverandør dersom det er nødvendig. Ved å purre leverandør vil det gå en ny e-post til valgt leverandør.


Valgt leverandør kan registrere svar på om leverandør kan tilby helsehjelp. Helfo vil også kunne svare på vegne av leverandør.

Dersom leverandør ikke kan tilby pasienten helsehjelp, vil du måtte starte milepæl 3 på nytt og velge leverandør på samme måte som beskrevet over.

Milepæl 4

Skrivetilgang: saksbehandler og valgt leverandør.

Du kan registrere time for helsehjelpen i milepæl 4.

Du tar typisk kontakt med pasient per telefon og registrerer om pasienten ønsker time hos leverandør eller ikke. Dersom pasienten takker nei til en konkret time, registrerer du dette i dialogboksen.

Dersom pasienten ønsker time, registreres timen i dialogboksen under med dato, tidspunkt og behandlingssted.

 

Når milepæl 4 er fullført, vil det gå en SMS til pasient med informasjon om at pasient er tildelt time og en e-post til opprinnelig helseforetak.

Dersom pasienten ikke ønsker time fra leverandør, vil det gå en e-post til opprinnelig behandlingssted.

Milepæl 5

Skrivetilgang: saksbehandler.

Dersom pasienten har takket ja til time, vil informasjon om timen vises i milepæl 4 og du kommer videre til milepæl 5, hvor Helfo skal vurdere reisebehov for pasienten.

Du får opp dialogboks for å registrere om Pasientreiser skal involveres.

Milepæl 6

Skrivetilgang: saksbehandler og valgt leverandør.

I siste milepæl kan du registrere avslutning av helsehjelpen.

Du må huke av en sjekkboks for å bekrefte at hjelpehjelpen er avsluttet.

Saksgangen er nå fullført, og det går en e-post til opprinnelig behandlingssted. Det vil ikke være mulig å legge til ytterligere informasjon til saken.

Det vil heller ikke være mulig å se eller laste opp henvisning.

Stopp saksgang

Skrivetilgang: saksbehandler.

Dersom du ønsker å stoppe saksgangen, kan bruker trykke på knappen «Stopp saksgang» som vist under. Denne funksjonen benyttes dersom Helfo, av ulike årsaker, ikke skal formidle helsehjelp til pasienten eller at saken må nullstilles - se «Nullstill sak».

Du vil da få opp en dialogboks hvor du kan velge årsak til stopp av sak og lagre.

Status på saken vil da bli satt til «Stoppet», og saksgangen vil se ut som i bildet under, hvor milepæl 2-6 nå er utilgjengelig. Det vil gå en SMS til pasient med informasjon om at saken er stoppet, samt e-post til opprinnelig behandlingssted og leverandør.

Nullstill sak

Skrivetilgang: saksbehandler.

Når en sak har status «Stoppet», får bruker tilgang til å «Nullstille sak».

Når en sak nullstilles, vil saken se ut som en sak som nettopp er varslet, men med full sakshistorikk. Det vil oppleves at saken er utilgjengelig for nye registreringer i ca 20 sekunder. Dette fordi ny kobling mot arkivet må opprettes.

Sakshistorikk

For å klikke på sakshistorikken til en sak må du klikke på fanen «Sakshistorikk» til høyre for saksgang-fanen.

I sakshistorikk vil alle registrerte hendelser på saken vises med tidspunkt, hvilken bruker som har utført hendelsen og hva som er utført. Det er ikke mulig å sortere tabellen.

Administrasjon

Skrivetilgang: saksbehandler.

Kun Helfo-saksbehandlere vil se lenken «Administrasjon» til høyre i menyen. Ved å klikke på lenken vil du føres til en side hvor du kan legge til og endre leverandører.



Siden består av to hovedelementer: en tabell med registrerte leverandører og et vindu hvor du kan legge til og endre på allerede lagt inn leverandør. For å endre på en leverandør i tabellen klikker du på raden du ønsker å endre. Det er ikke mulig å sortere tabellen.

Hendelseslogg

Skrivetilgang: saksbehandler.

Kun Helfo-saksbehandlere vil se lenken «Hendelseslogg» til høyre i menyen. Ved å klikke på lenken vil du føres til en side hvor du får en oversikt over alle registrerte hendelser i portalen. Du vil kunne se alle registrerte hendelser i hele portalen, da en Helfo-saksbehandler har rettigheter til å se alle saker.


Som i «Fristbruddsaker» og «Saker til oppfølging» kan du søke i tabellen. I hendelseslogg kan du søke på innhold i kolonnene «Utført av» og «Saksnr». Det er ikke mulig å sortere tabellen.




​Fant du det du lette etter?