Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte.
Ansvar for personopplysninger
Helfo er Helsedirektoratets ytre etat, og dette har betydning for fordelingen av behandlingsansvaret. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for all behandling av helse- og personopplysninger i Helfo knyttet til deg som pasient og/eller bruker av Helfos tjenester. Du kan lese mer om disse behandlingene ved å lese Helsedirektoratets personvernerklæring under overskriften "Når behandler Helsedirektoratet personopplysninger" og "Helfo for Helsedirektoratet". Helsedirektoratet har tjeneste- og systemeieransvar for de IKT-systemene Helfo benytter, og dermed behandlingsansvaret for Helfos IKT-løsninger. Som ytre etat forvalter Helfo ordningene etter fullmakt og instrukser fra Helsedirektoratet.
Helfo er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger på områdene som faller utenfor områdene der Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig. Vi følger personopplysningsloven, forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven, slik at alle personopplysninger blir behandlet på en lovlig måte. Vi innhenter ikke flere opplysninger om deg enn det som er nødvendig, og opplysningene som hentes inn skal bare brukes til det formålet de er innhentet for, med mindre vi har lovlig grunnlag til å bruke dem til andre formål.
Når behandler Helfo personopplysninger?
Nyhetsbrev
På helfo.no kan du registrere deg og få tilsendt våre nyhetsbrev. Du registrerer din e-postadresse, og får dermed beskjed via e-post når vi informerer i nyhetsbrev om nyheter og endringer på valgte fagområder. Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet er samtykket du gir ved påmelding til nyhetsbrevet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a.
Opplysningene du registrerer benyttes kun til nyhetsbrevet. Det er kun administratorer som får tilgang til opplysningene. Du kan når som helst melde deg av tjenesten. Informasjonen du har registrert blir da slettet.
Sosiale medier
Helfo har etablert egne sider/profiler på sosiale medier (Vimeo, Linkedin). Vi har kun tilgang til den informasjonen som enkeltpersoner selv registrerer som offentlig i sosiale medier.
Opplysningene kan slettes av den enkelte selv.
Henvendelser fra media
Helfo har et eget arbeidsverktøy for administrasjon av mediehenvendelser. Vi registrerer henvendelsene fra journalister for å kunne finne tilbake til svar vi har gitt tidligere.
Vi logger dato, medium, navn på journalist, telefonnummer og e-postadresse, samt hva saken gjelder og eventuell e-postutveksling. Opplysningene brukes kun internt i Helfo og Helsedirektoratet, og det skjer ingen utlevering av disse opplysningene til eksterne.
Helfo samarbeider tett med Helsedirektoratet i mediesaker når henvendelsene handler om saker som ligger til både Helsedirektoratets og Helfos ansvarsområder.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e.
Spørreundersøkelser
Når vi gjennomfører en spørreundersøkelse, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Helfo deler ikke opplysningene med andre eller bruker opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Vi benytter vår databehandler Questback til å sende ut undersøkelser.
Dersom undersøkelsen er anonym, vil hverken Helfo eller Questback samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Helfo og Questback koble e-postadressen til besvarelsene for å kunne gi deg en påminnelse eller oppfølgingsundersøkelse basert på tidligere svar.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a, hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.
Besøk i Helfos lokaler
Dersom du besøker Helfo, blir du bedt om å registrere deg som besøkende. Av sikkerhetsgrunner ønsker vi å vite hvem som er i våre lokaler til enhver tid og hvem de skal til, for eksempel hvis bygningen må evakueres ved brann. Personopplysningene blir ikke utlevert til andre, og slettes automatisk etter 12 måneder.
Behandlingsgrunnlaget for registrering av besøkende er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Helfos lokaler.
Kamera utenfor lokalene
Huseier Helfo leier lokaler av i Tønsberg har videoovervåkning av inngangspartiene. Opptakene slettes etter 7 dager.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f, som tillater behandling av opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er sikkerhetsmessige hensyn.
Henvendelser på e-post eller telefon
Helfos medarbeidere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.
Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling blir arkivert. Disse opplysningene behandles som beskrevet under «Arkiv».
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e, som tillater oss å behandle opplysninger når det er nødvendig for vår myndighetsutøvelse.
Helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og ber om at du ikke sender fødselsnummer, taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss via e-post.
Ved kontakt med veiledningstjenestene Helfo betjener, se Helsedirektoratets personvernerklæring.
Jobbsøkere
Dersom du søker jobb i Helfo, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b, behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b.
Vi benytter Webcruiter som databehandler.
Alle stillingssøknader blir journalført i Helfos arkivsystem. Stillingssøknader til kandidater som ikke får jobben slettes etter ett år. Søkerlister arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser
Arkiv
Helfo behandler personopplysninger som er nødvendig for å utføre samfunnsoppdraget, herunder forvaltning av oppgjør til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt stønad til privatpersoner. Helsedirektorater er behandlingsansvarlig for arkivering av informasjon knyttet til dette.
Når du søker om en tjeneste eller ytelse, vil opplysningene du oppgir bli benyttet i saksbehandlingen. Vi lagrer opplysninger som vil være relevant for svaret og selve svaret fra Helfo. Registrering, lagring og oppbevaring av opplysninger relevant for saksbehandlingen skjer i henhold til arkivloven med tilhørende forskrifter. Helfo bruker et arkiv- og saksbehandlersystem som følger offentlige arkiv standard (NOARK) med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Norsk helsenett (NHN) er databehandler. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. For arkivering av helseopplysninger er rettsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g.
Innsyn i personopplysninger
Du har rett til innsyn i personopplysningene som er registrert om deg. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for store deler av de personopplysningene Helfo behandler, se beskrivelsen over under overskriften "Ansvar for personopplysninger". Dette innebærer at dersom du ønsker innsyn i opplysninger i forbindelse med opplysninger der Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig, må du ta kontakt med Helsedirektoratet.
Dersom du ønsker innsyn der hvor Helfo er behandlingsansvarlig, kan du sende innsynskrav til Helfo, postboks 2415, 3104 Tønsberg. Du må oppgi fødselsnummer. Svaret vil bli sendt til din folkeregistrerte adresse.
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger om deg. I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg.
Kontaktinformasjon
Personvernombud
Av organisatoriske grunner har Helfo felles personvernombud med Helsedirektoratet. Henvendelser til personvernombudet sendes til: personvernombud@helsedir.no
Personvernombudet bistår med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomhetene. Prinsippene for håndtering av helse- og personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudet (se «Behandling av personopplysninger ved henvendelser på e-post eller telefon»).