For at kommunen skal kunne sende inn refusjonskrav for egenandeler, må dere ha inngått avtale om direkte oppgjør. Refusjonskravet må sendes inn på samme organisasjonsnummer som avtalen er inngått på. Innrapportering av betalte egenandeler skjer i samme prosess som innsending av refusjonskrav.
Vi ber om at refusjonskrav med innrapportering av egenandeler blir sendt inn senest 14 dager etter at egenandelen er betalt, slik at pasienten raskest mulig får registrert egenandelen.
Slik rapporterer dere egenandeler
For at pasienten skal slippe store utlegg, er det viktig at kommunen krever inn egenandeler løpende, og rapporterer inn til Helfo med maksimum en måneds mellomrom.
Dere må kreve inn egenandel frem til den dagen dere får dokumentert at pasienten har fått innvilget frikort. Gyldig dokumentasjon får dere gjennom
- spørretjenesten «Har borger frikort?»
- fremvisning av frikort fra pasienten
Kommunen kan kreve egenandeler i tråd med fastsatte takster. Det er takst for behandling som danner grunnlag for innkreving og innrapportering av egenandeler.
Hva må refusjonskravet inneholde?
Hver regning skal foruten takstnummer, dato og klokkeslett inneholde pasientens fødselsnummer/D-nummer eller annen entydig identifikasjon i henhold til EØS-regelverket og avtale med konvensjonsland.
Om pasienten ikke har 11-sifret personnummer, men kommunen har dokumentasjon på vedkommendes rettigheter, kan dere likevel sende regning til Helfo. Dere registrerer da pasientens fødselsdag, måned og år (DDMMÅÅ), og merker med kjønn (K/M). Skriv eventuelt merknad i merknadsfeltet med informasjon om hvilken dokumentasjon som er fremlagt.
Flere innsendingsmåter
Kommunene benytter ulike systemer for journalføring. Dette medfører at det vil være ulike måter å rapportere inn egenandeler på.
Innsending via fagsystem for fysioterapi
Kommuner hvor fysioterapitjenesten benytter EPJ-system for fysioterapi (for eksempel ProMed, Extensor, Physica eller ARKO) kan innrapportere egenandeler og sende refusjonskrav for egenandeler via disse systemene. Dersom en egenandel merkes med fritakskode for at pasienten har frikort, innrapporteres denne egenandelen som et refusjonskrav.
Behandlerkravmeldingen er integrert i EPJ-systemene, som også er tilrettelagt for elektronisk meldingsutveksling via Helsenettet. Innrapportering gjøres med kommunens virksomhetssertifikat, og ikke med personlige buypasskort.
Kommunen må benytte en oppdatert versjon av EPJ-systemene som er tilrettelagt for å kunne innrapportere egenandeler fra kommuner. EPJ-leverandørene har fått tilsendt nødvendige spesifikasjoner for dette. Ta kontakt med EPJ-leverandør for nærmere informasjon.
Roller og rettigheter i Altinn
Den eller de som skal sende inn refusjonskrav og innrapportere egenandeler på vegne av virksomheten, må få tildelt rollen «helse-, sosial- og velferdstjenester» i Altinn fra den som er registrert som daglig leder for virksomheten i Enhetsregisteret. Rollen gir blant annet rettighet til å fylle ut enkelte skjemaer.
Den som skal signere skjemaer, må ha rollen «begrenset signeringsrett». Dersom samme person skal gjøre begge deler, må vedkommende ha begge rollene. Alternativt kan dere tildele rettigheter til å fylle ut og signere Altinn-skjemaet «Helfos skjema for virksomheter, private aktører, kommuner og helseaktører».
Her finner dere en oversikt over alle Altinn-rollene (altinn.no).
Les om hvordan dere kan tildele rettigheter i Altinn (altinn.no).
Vedlegg til Altinn-skjemaet
Før dere starter på utfylling av Altinn-skjemaet, må dere ha utfylt Excel-fil for innrapportering av egenandeler klar for opplasting. Skjemaet må lagres og fylles ut på lokal server/datamaskin. Husk at filen vil inneholde personsensitive opplysninger.
Bruk dette Excel-skjemaet for innrapportering av egenandeler for fysioterapi fra 1. juli 2024
Bruk dette Excel-skjemaet for innrapportering av egenandeler for fysioterapi fra 1. juli 2023
Bruk dette Excel-skjemaet for innrapportering av egenandeler for fysioterapi fra 1. juli 2022
Bruk dette Excel-skjemaet for innrapportering av egenandeler for fysioterapi fra 1. juli 2021
Veiledning til utfylling av Excel-fil
- Dere må lagre og fylle ut skjemaet på lokal server/datamaskin. Husk at dette er personsensitive opplysninger.
- Det kan fylles ut og sendes inn flere skjema per kommune, men husk at hver enkelt skjema må ha unikt kravreferansenummer
- Dere kan ikke klippe og lime inn i skjemaet, men kan kopiere og lime inn
- Både egenandeler betalt av pasientene og krav om refusjon av egenandeler for frikortpasienter registreres i samme skjema.
- Dere kan rapportere inn egenandeler når pasientene faktureres. Egenandelen legges da til grunn for opptjening til frikort.
- Det er viktig at dere fyller ut skjemaet fullstendig for hver enkelt pasient og hver enkelt behandling.
- Takstene som registreres må være i tråd med takstene som utløser egenandeler. Takstene finner du i følgende forskrift:
forskrift om stønad til dekning av utgifter til fysioterapi m.m. (lovdata.no)
- Alle behandlinger dere registrerer i dette skjemaet skal være utført av autorisert fysioterapeut.
- Det er utfyllende forklaring i Excel-skjemaet.
Frist for innsending av refusjonskrav
Frist for å søke refusjon for egenandeler er seks måneder regnet fra utgangen av den måneden behandlingen fant sted. Innrapportering av egenandeler skal skje minst en gang hver måned.