Logo for print

For at kommunen skal kunne sende inn refusjonskrav for egenandeler, må dere ha inngått avtale om direkte oppgjør. Refusjonskravet må sendes inn på samme organisasjonsnummer som avtalen er inngått på. Innrapportering av betalte egenandeler skjer i samme prosess som innsending av refusjonskrav.

Vi ber om at refusjonskrav med innrapportering av egenandeler blir sendt inn minst én gang i måneden, slik at pasienten raskest mulig får tilsendt frikort.

Slik rapporterer dere egenandeler

For at pasienten skal slippe store utlegg, er det viktig at kommunen krever inn egenandeler løpende, og rapporterer inn til Helfo med maksimum en måneds mellomrom.

Dere må kreve inn egenandel frem til den dagen dere får dokumentert at pasienten har fått innvilget frikort. Gyldig dokumentasjon får dere gjennom

Kommunen kan kreve egenandeler i tråd med fastsatte takster. Det er takst for behandling som danner grunnlag for innkreving og innrapportering av egenandeler.

Vedtak om frikort fattes  raskt etter at innrapportert beløp har oversteget beløpsgrensen for frikort. Det kan likevel ta 2-3 uker fra innrapporteringen til pasienten får refundert overskytende beløp, ettersom utbetaling fra Helfo skjer den 5. og den 20. i hver måned.

Når pasienten har fått frikort, kan Helfo godkjenne refusjonskrav for egenandeler.

Hva må refusjonskravet inneholde?

Hver regning skal foruten takstnummer, dato og klokkeslett inneholde pasientens fødselsnummer/D-nummer eller annen entydig identifikasjon i henhold til EØS-regelverket og avtale med konvensjonsland.

Om pasienten ikke har 11-sifret personnummer, men kommunen har dokumentasjon på vedkommendes rettigheter, kan dere likevel sende regning til Helfo. Dere registrerer da pasientens fødselsdag, måned og år (DDMMÅÅ), og merker med kjønn (K/M). Skriv eventuelt merknad i merknadsfeltet med informasjon om hvilken dokumentasjon som er fremlagt.

Flere innsendingsmåter

Kommunene benytter ulike systemer for journalføring. Dette medfører at det vil være ulike måter å rapportere inn egenandeler på.

Innsending via fagsystem for fysioterapi

Kommuner hvor fysioterapitjenesten benytter EPJ-system for fysioterapi (for eksempel ProMed, Extensor, Physica eller ARKO) kan innrapportere egenandeler og sende refusjonskrav for egenandeler via disse systemene.  Dersom en egenandel merkes med fritakskode for at pasienten har frikort, innrapporteres denne egenandelen som et refusjonskrav.

Behandlerkravmeldingen er integrert i EPJ-systemene, som også er tilrettelagt for elektronisk meldingsutveksling via Helsenettet. Innrapportering gjøres med kommunens virksomhetssertifikat, og ikke med personlige buypasskort.

Kommunen må benytte en oppdatert versjon av EPJ-systemene som er tilrettelagt for å kunne innrapportere egenandeler fra kommuner. EPJ-leverandørene har fått tilsendt nødvendige spesifikasjoner for dette. Ta kontakt med EPJ-leverandør for nærmere informasjon.

Kommuner som benytter fagsystemer og er i prosess med å legge til rette for innsending via Helsenettet, kan i en overgangsperiode sende refusjonskrav og innrapportere via CD/minnepinne. Denne blir ikke returnert. Sammen med CD/minnepinne må det også følge med utfylt forenklet samleregning.

Adressen til Helfo er: Helfo, postboks 2415, 3104 Tønsberg.

Innrapportering via Pleie- og omsorgssystem (PLO)

For å legge til rette for at alle kommuner skal kunne innrapportere egenandeler har Helsedirektoratet tildelt tilskudd til Bergen kommune (Profil), Stavanger kommune (CosDoc) og Oslo kommune (Gerica). Disse kommunene bestiller ny funksjonalitet i pleie- og omsorgssystemene og sikrer at alle kommunene gis tilgang til samme funksjonalitet. Oslo kommune har fått ansvar for å koordinere arbeidet.

For mer informasjon om tilretteleggingen i PLO-systemene kan kommunene ta kontakt med koordinerende prosjektleder Anne Marit Rennemo (anne-marit.rennemo@hel.oslo.kommune.no). Innrapportering av egenandeler via PLO-systemet sikrer felles informasjons- og meldingsutveksling i kommunen.

Vi kommer tilbake med mer informasjon når vi vet status for når leverandørene vil ha funksjonalitet for å kreve og innrapportere egenandeler. Frem til da kan alle kommuner benytte overgangsordningen som er omtalt nedenfor.

Overgangsordning for innsending av refusjonskrav

Kommuner som benytter EPJ-system for fysioterapi benytter dette systemet. Dersom dere ikke har fått oppkobling til Helsenettet, kan dere sende inn rapportering i posten på minnepinne/cd sammen med samleregning som informert om under avsnittet «Innsending via fagsystem for fysioterapi».  Dersom dere ikke har fagsystem (EPJ-system for fysioterapi eller PLO-system) på plass, kan dere inntil videre benytte Excel-fil som sendes inn via Altinn.

Roller og rettigheter i Altinn

Den eller de som skal sende inn refusjonskrav og innrapportere egenandeler på vegne av kommunen, må få tildelt rollen «helse-, sosial- og velferdstjenester» i Altinn fra den som er registrert som daglig leder for kommunen i Enhetsregisteret. Rollen gir blant annet rettighet til å fylle ut dette skjemaet.

Den som skal signere skjemaet, må ha rollen «begrenset signeringsrett».

Dersom samme person skal gjøre begge deler, må vedkommende ha begge rollene.

Alternativt kan dere tildele rettigheter til å fylle ut og signere bare dette skjemaet. Les mer om hvordan dere kan tildele rettigheter.

Vedlegg til Altinn-skjemaet

Før dere starter på utfylling av Altinn-skjemaet, må dere ha utfylt Excel-fil for innrapportering av egenandeler klar for opplasting. Skjemaet må lagres og fylles ut på lokal server/datamaskin. Husk at filen vil inneholde personsensitive opplysninger.

Tom Excel-fil finner du her. Den kan lastes ned og tas i bruk.

Veiledning til utfylling av Excel-fil

  • Dere må lagre og fylle ut skjemaet på lokal server/datamaskin. Husk at dette er personsensitive opplysninger.
  • Det kan fylles ut og sendes inn flere skjema per kommune, men husk at hver enkelt skjema må ha unikt kravreferansenummer
  • Dere kan ikke klippe og lime inn i skjemaet, men kan kopiere og lime inn
  • Både egenandeler betalt av pasientene og krav om refusjon av egenandeler for frikortpasienter registreres i samme skjema.
  • Dere kan rapportere inn egenandeler når pasientene faktureres. Egenandelen legges da til grunn for opptjening til frikort.
  • Det er viktig at dere fyller ut skjemaet fullstendig for hver enkelt pasient og hver enkelt behandling. Dersom dette ikke blir gjort, kan det medføre at enkelte registreringer/utbetalinger ikke blir registrert, eventuelt at dere får skjemaet i retur for retting.
  • Takstene som registreres må være i tråd med takstene som utløser egenandeler. Takstene finner du i forskrift om stønad om dekning av utgifter til fysioterapi m.m.
  • Alle behandlinger dere registrerer i dette skjemaet skal være utført av autorisert fysioterapeut.
  • Det er utfyllende forklaring i Excel-skjemaet.

Frist for innsending av refusjonskrav

Frist for å søke refusjon for egenandeler er seks måneder regnet fra utgangen av den måneden behandlingen fant sted. Innrapportering av egenandeler skal skje minst en gang hver måned.

Send inn elektronisk

Send inn krav eller innrapporter via Altinn