Logo for print

​For at kommunen skal kunne sende inn refusjonskrav for egenandeler, må dere ha inngått avtale om direkte oppgjør. Refusjonskravet må sendes inn på samme organisasjonsnummer som avtalen er inngått på. Innrapportering av betalte egenandeler skjer i samme prosess som innsending av refusjonskrav.

Vi ber om at refusjonskrav med innrapportering av egenandeler blir sendt inn én gang i måneden, slik at pasienten raskest mulig får tilsendt frikort.

Hva må refusjonskravet inneholde?

Hver regning skal foruten takstnummer, dato og klokkeslett inneholde pasientens fødselsnummer/D-nummer eller annen entydig identifikasjon i henhold til EØS-regelverket og avtale med konvensjonsland.

Om pasienten ikke har 11-sifret personnummer, men kommunen har dokumentasjon på vedkommendes rettigheter, kan dere likevel sende regning til Helfo. Dere registrerer da pasientens fødselsdag, måned og år (DDMMÅÅ), og merker med kjønn (K/M). Skriv eventuelt merknad i merknadsfeltet med informasjon om hvilken dokumentasjon som er fremlagt.

Innsending av refusjonskrav via fagsystem for fysioterapi

Kommuner hvor fysioterapitjenesten benytter EPJ-system for fysioterapi (for eksempel ProMed, Extensor, Physica eller ARKO) kan sende refusjonskrav via disse systemene. Som en del av refusjonskravet vil da også betalte egenandeler bli innrapportert.

Behandlerkravmeldingen er integrert i EPJ-systemene, som også er tilrettelagt for elektronisk meldingsutveksling via Helsenettet. Innrapportering gjøres med kommunens virksomhetssertifikat, og ikke med personlige buypasskort.

Kommunen må benytte en oppdatert versjon av EPJ-systemene som er tilrettelagt for å kunne innrapportere egenandeler fra kommuner. EPJ-leverandørene har fått tilsendt nødvendige spesifikasjoner for dette. Ta kontakt med EPJ-leverandør for nærmere informasjon.

Kommuner som benytter fagsystemer og er i prosess med å legge til rette for innsending via Helsenettet, kan i en overgangsperiode sende refusjonskrav og innrapportere via CD/minnepinne. Denne blir ikke returnert. Sammen med CD/minnepinne må det også følge med utfylt forenklet samleregning.

Adressen til Helfo er: Helfo, postboks 2415, 3104 Tønsberg.

Overgangsordning for innsending av refusjonskrav

Det jobbes med en løsning for innrapportering av egenandeler via Helsenettet direkte fra omsorgssystemene. Vi kommer tilbake med mer informasjon når vi vet status for når EPJ-leverandørene kan levere dette. Frem til da kan dere benytte Altinn-løsningen.

Roller og rettigheter i Altinn

Den eller de som skal sende inn refusjonskrav og innrapportere egenandeler på vegne av kommunen, må få tildelt rollen «helse-, sosial- og velferdstjenester» i Altinn fra den som er registrert som daglig leder for kommunen i Enhetsregisteret. Rollen gir blant annet rettighet til å fylle ut dette skjemaet.

Den som skal signere skjemaet, må ha rollen «begrenset signeringsrett».

Dersom samme person skal gjøre begge deler, må vedkommende ha begge rollene.

Alternativt kan dere tildele rettigheter til å fylle ut og signere bare dette skjemaet. Les mer om hvordan dere kan tildele rettigheter.

Vedlegg til Altinn-skjemaet

Før dere starter på utfylling av Altinn-skjemaet, må dere ha utfylt Excel-fil for innrapportering av egenandeler klar for opplasting. Skjemaet må lagres og fylles ut på lokal server/datamaskin. Husk at filen vil inneholde personsensitive opplysninger.

Tom Excel-fil finner du her. Den kan lastes ned og tas i bruk.

Veiledning til utfylling av Excel-fil

Både egenandeler betalt av pasientene og krav om refusjon av egenandeler for frikortpasienter registreres i samme skjema.

Kommunen fyller inn egenandeler som er fakturert. Disse danner da grunnlag for opptjening av rett til frikort for pasienten.

Det er viktig at skjemaet fylles ut med fullstendig informasjon om hver enkelt pasient og hver enkelt behandling. Dersom dette ikke blir gjort, kan det medføre at enkelte registreringer/utbetalinger ikke blir registrert, eventuelt at dere får skjemaet i retur for retting.

Takstene som registreres må være i tråd med takstene som utløser egenandeler. Takstene finner du i forskrift om stønad om dekning av utgifter til fysioterapi m.m.

Det er utfyllende forklaring i Excel-filen.

Frist for innsending av refusjonskrav

Frist for å søke refusjon for egenandeler er seks måneder regnet fra utgangen av den måneden behandlingen fant sted. Innrapportering av egenandeler skal skje minst en gang hver måned.

Send inn krav eller innrapporter via Altinn